Wenn Outlook plötzlich träge reagiert, E-Mails nur zögerlich öffnet oder Fehlermeldungen wie „Ihre Outlook-Datendatei hat die maximale Größe erreicht“ erscheinen, ist die Ursache meist klar: Die PST- oder OST-Datei ist zu groß. Diese Dateien speichern alle E-Mails, Anhänge, Kontakte und Kalendereinträge – und können mit der Zeit mehrere Gigabyte groß werden. In diesem Beitrag erfährst du, wie du dein Outlook-Postfach sicher verkleinerst, ohne Daten zu verlieren, und wie du künftig dafür sorgst, dass es gar nicht erst zu voll wird.
Eine übergroße Datendatei kann nicht nur Outlook verlangsamen, sondern auch die Suchfunktion, Indexierung und Synchronisierung beeinträchtigen. Je nach Outlook-Version liegt das Limit bei etwa 20 GB (ältere Versionen) oder 50 GB (neuere Office-Versionen) – darüber hinaus drohen Stabilitätsprobleme oder Datenverlust.
Warum PST- und OST-Dateien so groß werden
Outlook speichert standardmäßig alle Inhalte lokal – selbst gesendete E-Mails, Anhänge und Kalendereinträge von Jahren. Besonders folgende Ursachen lassen die Dateien stark wachsen:
- Sehr viele E-Mails mit großen Anhängen
- Alte Nachrichten im Posteingang oder Gesendet-Ordner
- Leere, aber nicht komprimierte Ordner
- Archivierung nie aktiviert
- Duplikate durch fehlerhafte Synchronisierung
- Gelöschte Elemente, die noch im Papierkorb liegen
Kurz gesagt: Outlook sammelt Daten wie ein Staubsauger – bis der Speicher überläuft.
Schritt-für-Schritt: Outlook-Postfach sicher verkleinern
1. Postfachgröße prüfen
Zuerst solltest du wissen, wie groß deine Datendateien tatsächlich sind.
- Öffne Outlook → Datei > Kontoeinstellungen > Datendateien.
- Markiere die Datei (PST oder OST) → Dateispeicherort öffnen.
- Rechtsklick → Eigenschaften > Größe.
Wenn die Datei über 10–15 GB groß ist, lohnt sich die Bereinigung.
2. Gelöschte und Junk-Ordner leeren
Ein einfacher, aber effektiver Schritt:
- Rechtsklick auf Gelöschte Elemente → Ordner leeren.
- Rechtsklick auf Junk-E-Mail → ebenfalls leeren.
Viele unterschätzen, wie viele Megabyte sich dort ansammeln – oft sind es mehrere Gigabyte.
3. Alte Mails archivieren
Outlook bietet eine automatische Archivierungsfunktion, die ältere Mails in eine separate PST-Datei verschiebt.
- Datei → Extras > Aufräumtools > Archivieren (oder bei neueren Versionen: „Tools zum Aufräumen“).
- Wähle das gewünschte Konto und das Alter der Mails (z. B. älter als 6 Monate).
- Lege einen Zielordner für die Archivdatei fest, z. B.
Archiv_2024.pst.
Die archivierten E-Mails bleiben zugänglich, aber Outlook lädt sie nicht ständig mit – das spart RAM und Speicherplatz.
4. Große Anhänge finden und löschen
Anhänge machen oft den größten Teil der Dateigröße aus. Suche gezielt nach großen Mails:
- In Outlook im Suchfeld eingeben:
hasattachments:yes size:>10MB - Lösche oder speichere große Anhänge manuell.
- Alternativ: Datei > Informationen > Tools zum Aufräumen > Postfachbereinigung > Jetzt bereinigen.
Tipp: Du kannst Anhänge sichern, bevor du sie löschst. Mit Rechtsklick → „Anlage speichern unter“ legst du sie extern ab.
5. Posteingang aufräumen
Ordne alte Mails in Unterordner oder lösche veraltete Newsletter.
Sortiere z. B. nach Datum oder Größe, um schnell Speicherfresser zu finden.
Je weniger E-Mails im Hauptposteingang liegen, desto schneller startet Outlook.
6. Duplikate entfernen
Doppelte Nachrichten oder Termine entstehen oft durch Synchronisierungsfehler.
Programme wie Outlook Duplicate Items Remover (ODIR) helfen, redundante Einträge automatisch zu löschen.
7. Outlook-Datendatei komprimieren
Gelöschte Elemente bleiben physisch in der PST/OST erhalten, bis du die Datei komprimierst.
- Datei → Kontoeinstellungen > Datendateien.
- Wähle die gewünschte Datei → Einstellungen > Jetzt komprimieren.
Dieser Vorgang kann je nach Größe einige Minuten dauern, reduziert aber die Dateigröße erheblich.
Tipp: Komprimiere erst, wenn du sicher bist, dass keine unnötigen Mails mehr vorhanden sind.
8. Synchronisierungseinstellungen anpassen (OST-Dateien)
Wenn du Outlook mit Exchange oder Microsoft 365 nutzt, kannst du einstellen, wie viele Mails lokal gespeichert werden.
- Datei → Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
- Doppelklick auf dein Konto → Regler „E-Mail im Offlinemodus behalten“ verschieben (z. B. nur 6 Monate).
- Bestätigen und Outlook neu starten.
Das reduziert die lokale OST-Datei deutlich, ohne dass du Mails verlierst – ältere Nachrichten bleiben online abrufbar.
9. Suche nach alten Kalendern und Aufgaben
Kalendereinträge und Aufgaben vergrößern die Datei über die Jahre ebenfalls.
Lösche alte Termine, Einladungen oder Aufgabenlisten, die du nicht mehr brauchst.
Outlook speichert auch wiederkehrende Termine – das kann mit der Zeit hunderte Einträge erzeugen.
10. Automatische Archivierung aktivieren
Damit du dich künftig nicht manuell kümmern musst:
- Datei → Optionen > Erweitert > AutoArchivierungseinstellungen.
- Aktivieren und Zeitraum festlegen (z. B. alle 60 Tage).
- Archivierte Elemente in separater PST-Datei speichern.
So bleibt dein Hauptpostfach dauerhaft schlank.
Erweiterte Tipps für Power-User
PST-Datei in kleinere Teile aufteilen
Wenn deine Datei trotz Aufräumen zu groß bleibt:
- Erstelle eine neue PST-Datei (Datei → Neu > Outlook-Datendatei).
- Verschiebe ältere Ordner manuell in diese Datei.
So kannst du z. B. „Archiv 2023“ und „Archiv 2024“ getrennt halten.
Anhänge automatisiert auslagern
Mit Tools wie Outlook Attachment Extractor oder PowerShell-Skripten lassen sich Anhänge in Ordner exportieren und aus Mails entfernen – inklusive Verknüpfung zum Speicherort.
Backup vor großen Änderungen
Bevor du viele Daten löschst oder verschiebst, sichere deine PST-Datei manuell.
Kopiere sie an einen sicheren Ort (z. B. externe Festplatte oder Cloud-Speicher).
So bist du auf der sicheren Seite, falls beim Komprimieren oder Verschieben etwas schiefgeht.
OST-Datei löschen und neu erstellen
Wenn die OST-Datei (Exchange/365) zu groß oder beschädigt ist:
- Outlook schließen.
- Öffne den Speicherort:
%localappdata%\Microsoft\Outlook - Benenne die OST-Datei um oder lösche sie.
- Starte Outlook – sie wird automatisch neu erstellt.
Dadurch entsteht eine frische, verkleinerte Datei ohne Datenverlust, da alle Mails weiterhin auf dem Server liegen.
Häufige Fragen zur Outlook-Postfachgröße
Wird beim Komprimieren etwas gelöscht?
Nein. Komprimieren entfernt nur leere Speicherbereiche innerhalb der PST/OST-Datei – deine Mails bleiben erhalten.
Kann ich alte Mails komplett extern sichern?
Ja, indem du sie exportierst: Datei → Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren > In Datei exportieren > Outlook-Datendatei (.pst).
Was passiert, wenn ich das Größenlimit überschreite?
Outlook kann keine neuen Mails empfangen oder senden, bis du Speicherplatz freigibst. Spätestens dann ist Aufräumen Pflicht.
Warum dauert das Komprimieren so lange?
Je nach Dateigröße und Datenträger kann der Vorgang 10–60 Minuten dauern. Outlook reorganisiert dabei die komplette Datenstruktur.
Wie groß darf meine PST-Datei maximal werden?
Standardmäßig bis 50 GB, lässt sich aber per Registry erhöhen. Werte über 30 GB können jedoch zu Performance-Problemen führen.
Sind OST- und PST-Dateien gleich groß?
Nicht immer. OST-Dateien spiegeln den Serverinhalt, PST-Dateien sind lokale Archive. Ihre Größe hängt von Synchronisations- und Archivierungseinstellungen ab.
Zusammenfassung
Ein zu großes Outlook-Postfach ist kein Grund zur Panik. Mit gezielten Schritten – Anhänge löschen, Mails archivieren, Datei komprimieren und Synchronisierung anpassen – bekommst du die Kontrolle schnell zurück. Outlook reagiert wieder schneller, startet zügiger und bleibt stabil.
Fazit
Mit etwas Pflege lässt sich Outlook dauerhaft schlank halten. Leere regelmäßig unnötige Ordner, verschiebe alte Mails in Archive und komprimiere deine Datendateien. Wer zusätzlich „Dateien bei Bedarf“ nutzt oder den Offline-Zeitraum begrenzt, spart noch mehr Speicherplatz. So behältst du Übersicht, Geschwindigkeit und Datensicherheit – ohne eine einzige Mail zu verlieren.
