Wenn Outlook die Fehlermeldung „OST-Datei beschädigt“ anzeigt, ist meist die lokale Synchronisationsdatei defekt. Diese Datei speichert alle E-Mails, Kontakte und Kalenderdaten deines Kontos, damit du auch offline arbeiten kannst. Wird sie beschädigt, startet Outlook zwar oft noch, kann aber keine Daten mehr abrufen oder zeigt fehlerhafte Inhalte an. Zum Glück lässt sich das Problem in fast allen Fällen selbst beheben – und meist ohne Datenverlust.
Warum die OST-Datei beschädigt wird
Die OST-Datei ist eine Art lokales Abbild deines Postfachs auf dem Server. Outlook gleicht sie ständig mit deinem Exchange-, IMAP- oder Microsoft-365-Konto ab. Wenn etwas schiefläuft, kann die Datei inkonsistent oder unlesbar werden. Typische Ursachen:
- Outlook wurde während der Synchronisation beendet.
- Die Datei wurde durch einen Systemabsturz beschädigt.
- Antivirenprogramme blockieren den Zugriff.
- Die Datei ist zu groß oder zu alt.
- Fehlerhafte Add-Ins greifen auf Postfachdaten zu.
- Stromausfall oder SSD-/Festplattenfehler.
In seltenen Fällen beschädigt auch ein Windows-Update die OST-Datei, weil Outlook sie im Hintergrund geöffnet hat.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Reparatur
1. Outlook komplett schließen
Beende Outlook vollständig über den Task-Manager: Drücke Strg + Umschalt + Esc, suche nach OUTLOOK.EXE, wähle Task beenden.
2. Speicherort der OST-Datei öffnen
Drücke Windows + R und gib ein:
%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook
Bestätige mit Enter. Hier findest du deine OST-Datei (meist mit deinem E-Mail-Kontonamen).
3. OST-Datei umbenennen oder löschen
Outlook legt diese Datei automatisch neu an. Benenne sie um (z. B. name.alt.ost) oder lösche sie.
Beim nächsten Start erstellt Outlook eine frische OST-Datei und synchronisiert dein Konto erneut.
4. Neues Outlook-Profil erstellen, falls der Fehler bleibt
Wenn Outlook die Datei nicht neu aufbaut, hilft oft ein neues Benutzerprofil:
- Öffne die Systemsteuerung.
- Wähle E-Mail (Microsoft Outlook).
- Klicke auf Profile anzeigen → Hinzufügen.
- Richte dein Konto neu ein und starte Outlook mit diesem Profil.
Jetzt wird die OST-Datei automatisch neu generiert – Fehlerfreie Synchronisation garantiert.
5. Microsoft-Reparaturtool verwenden
Wenn du lokale Daten behalten willst, kannst du versuchen, die OST-Datei mit dem integrierten Tool SCANPST.EXE zu reparieren:
- Schließe Outlook.
- Suche im Explorer nach
SCANPST.EXE(meist unterC:\Programme\Microsoft Office\root\Office16). - Öffne das Tool, wähle deine beschädigte OST-Datei und klicke auf Starten.
- Nach der Analyse wähle Reparieren.
Danach Outlook neu starten – in vielen Fällen sind E-Mails, Kalender und Kontakte wieder sichtbar.
6. Antivirensoftware überprüfen
Deaktiviere testweise die Echtzeitüberwachung deines Antivirenprogramms oder das Outlook-Add-In, da manche Virenscanner fälschlich Schreibzugriffe blockieren. Wenn Outlook danach normal synchronisiert, füge den Ordner %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook als Ausnahme hinzu.
7. Systemlaufwerk auf Fehler prüfen
Wenn OST-Dateien regelmäßig beschädigt werden, könnte ein Laufwerksfehler vorliegen. Öffne die Eingabeaufforderung (Admin) und führe aus:
chkdsk C: /f
Nach dem Neustart überprüft Windows das Laufwerk auf fehlerhafte Sektoren.
8. Datendateigröße verkleinern
Wenn deine OST-Datei über 20–30 GB groß ist, wird sie anfällig für Beschädigungen. Du kannst alte E-Mails archivieren:
- Datei → Tools → Postfachbereinigung → Archivieren.
- Wähle ältere Mails (z. B. vor 1 Jahr) aus.
Das reduziert die Größe der OST-Datei und verhindert zukünftige Fehler.
9. Office-Installation reparieren
Wenn Outlook weiterhin Probleme macht, hilft oft eine Office-Reparatur:
- Öffne Einstellungen → Apps → Installierte Apps → Microsoft Office → Ändern → Online-Reparatur.
Nach Abschluss den PC neu starten.
Erweiterte Tipps, wenn Outlook wegen einer beschädigten OST-Datei streikt
Wenn du Outlook trotz Reparatur oder Neuaufbau der OST-Datei weiterhin mit Problemen hast, kannst du noch einige tiefergehende Maßnahmen ausprobieren. Diese helfen vor allem dann, wenn die Beschädigung häufiger auftritt oder Outlook ungewöhnlich lange beim Synchronisieren hängt.
Ein wichtiger Punkt ist die Überwachung der Synchronisationsgeschwindigkeit. Wenn dein Outlook-Postfach mehrere Gigabyte groß ist, dauert der Neuaufbau einer OST-Datei entsprechend lange. Öffne in Outlook unten rechts die Statusleiste – dort siehst du „Alle Ordner sind auf dem neuesten Stand“. Wenn dieser Hinweis nicht erscheint, ist der Abgleich noch aktiv. Lasse Outlook am besten über Nacht geöffnet, damit der Download vollständig abgeschlossen werden kann.
Achte außerdem auf die Add-In-Verwaltung. Manche Add-Ins greifen auf Postfachdaten zu, selbst wenn sie scheinbar harmlos wirken. Besonders Outlook-Plugins von Virenscannern, Cloud-Diensten oder CRM-Systemen verursachen häufig beschädigte OST-Dateien. Deaktiviere alle nicht benötigten Add-Ins über Datei → Optionen → Add-Ins → COM-Add-Ins → Gehe zu, und starte Outlook neu.
Falls du ein älteres Profil nutzt, kann sich der Fehler auch durch veraltete Cache-Daten fortsetzen. In diesem Fall solltest du den kompletten OST-Cache leeren:
- Outlook schließen.
- Zum Ordner
%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlooknavigieren. - Die OST-Datei löschen.
- Outlook starten und warten, bis die Synchronisation abgeschlossen ist.
Wenn Outlook wieder stabil läuft, kannst du die automatische Datensicherung aktivieren. Dadurch beugst du künftigen Beschädigungen vor. Unter Datei → Optionen → Erweitert → Outlook-Datendateien automatisch komprimieren aktivierst du eine regelmäßige Komprimierung der OST-Datei, die sie kleiner und weniger fehleranfällig macht.
Hilfreich kann auch ein Check der Netzverbindung sein. Wenn Outlook wegen einer instabilen Verbindung immer wieder abbricht, kann die Datei fragmentiert werden. Stelle sicher, dass keine VPN-Abbrüche oder Energiesparmodi die Verbindung kappen.
Wenn du Outlook mit einem Exchange- oder Microsoft-365-Konto nutzt, kann auch ein Serverproblem vorliegen. Öffne Outlook im Browser (Outlook Web Access) und prüfe, ob dort alle E-Mails vorhanden sind. Wenn ja, kannst du die lokale OST-Datei bedenkenlos löschen – beim nächsten Start lädt Outlook alles frisch vom Server.
Schließlich kann es helfen, Outlook im abgesicherten Modus zu starten (outlook.exe /safe), um Add-Ins und Autostartfunktionen zu umgehen. Wenn der Fehler dann nicht auftritt, ist klar, dass ein Add-In verantwortlich ist.
Ein letzter Profi-Tipp: Wenn du mehrere OST-Dateien (etwa von alten Konten) im selben Verzeichnis hast, lösche alle veralteten Einträge. Sie können Outlook verwirren, wenn die Profile nicht mehr aktiv sind.
Häufige Fragen zur beschädigten OST-Datei
Was passiert, wenn ich die OST-Datei einfach lösche?
Keine Sorge – Outlook legt sie beim nächsten Start automatisch neu an. Du verlierst keine Mails, Kalender oder Kontakte, da sie auf dem Server gespeichert sind.
Kann ich meine E-Mails auch ohne OST-Datei sehen?
Nur, wenn dein Konto online verbunden ist (z. B. IMAP oder Exchange). Die OST-Datei ist nur eine lokale Kopie. Wenn du offline bist, brauchst du sie für den Zugriff.
Was, wenn SCANPST.EXE die Datei nicht reparieren kann?
Dann bleibt nur die Neu-Erstellung. Lösche oder benenne die defekte Datei um, starte Outlook neu, und es wird eine frische Version erstellt.
Wie lange dauert der Neuaufbau einer OST-Datei?
Das hängt von der Größe deines Postfachs und der Internetgeschwindigkeit ab. Kleine Postfächer (bis 2 GB) sind in Minuten wiederhergestellt, größere (10–20 GB) können mehrere Stunden benötigen. Lasse Outlook währenddessen geöffnet, bis die Synchronisation abgeschlossen ist.
Kann ich während der Reparatur weiterarbeiten?
Solange Outlook synchronisiert, kannst du E-Mails lesen und schreiben, aber gesendete Nachrichten bleiben eventuell in „Postausgang“, bis der Abgleich fertig ist. Nach Abschluss des Neuaufbaus werden sie automatisch verschickt.
Wo finde ich meine OST-Datei genau?
Sie liegt unter:
C:\Benutzer\<Name>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Du kannst auch Windows + R drücken, %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook eingeben und Enter drücken.
Was ist der Unterschied zwischen OST und PST?
OST-Dateien sind Synchronisationsdateien für Exchange-, IMAP- oder Microsoft-365-Konten. PST-Dateien sind Archiv- oder Backup-Dateien, die du manuell anlegen kannst. PST-Dateien werden nicht automatisch neu erstellt.
Warum hilft das Löschen der OST-Datei oft sofort?
Weil Outlook beim Start automatisch eine neue, fehlerfreie Version herunterlädt. Da deine Daten auf dem Server gespeichert sind, gehen keine Informationen verloren.
Kann ich eine beschädigte OST-Datei mit einem anderen Profil öffnen?
Nein, OST-Dateien sind an ein bestimmtes Profil und Konto gebunden. Nur über den Neuaufbau oder den Server-Sync kannst du den Zugriff wiederherstellen.
Was mache ich, wenn SCANPST.EXE abstürzt oder keine Fehler findet?
Dann ist die Datei zu stark beschädigt. Lösche sie und lasse Outlook sie neu erstellen. Wenn du wichtige lokale Daten (z. B. Entwürfe) sichern willst, exportiere sie vorher in eine PST-Datei.
Warum erscheint der Fehler nach einem Windows- oder Office-Update?
Updates verändern teilweise Systembibliotheken, die Outlook verwendet. Dadurch kann eine bereits geladene OST-Datei als beschädigt erkannt werden. In solchen Fällen hilft meist die Neuindizierung oder eine Online-Reparatur der Office-Installation.
Wie kann ich verhindern, dass die OST-Datei wieder beschädigt wird?
Halte Outlook aktuell, vermeide erzwungene Neustarts während der Synchronisation, schließe Outlook vor dem Herunterfahren und deaktiviere unnötige Add-Ins. Auch regelmäßige Laufwerksüberprüfungen (chkdsk) helfen.
Kann ich eine OST-Datei in eine PST-Datei umwandeln?
Ja, über Outlook selbst: Datei → Öffnen & Exportieren → Importieren/Exportieren → In Datei exportieren → Outlook-Datendatei (.pst). So kannst du dein Postfach sichern, falls der Fehler erneut auftritt.
Warum tritt der Fehler immer wieder auf?
Oft verursacht ein Add-In, Antiviren-Tool oder eine instabile Festplatte wiederkehrende Beschädigungen. Deaktiviere problematische Erweiterungen oder überprüfe dein Laufwerk regelmäßig.
Wie groß darf eine OST-Datei maximal sein?
Microsoft empfiehlt, OST-Dateien unter 50 GB zu halten. Alles darüber hinaus kann zu Synchronisationsproblemen oder Beschädigungen führen.
Was, wenn ich POP3 verwende?
POP3 nutzt keine OST-Datei, sondern PST-Dateien. In diesem Fall musst du die Datei über SCANPST.EXE reparieren oder eine Sicherung wiederherstellen.
Kann ich eine OST-Datei manuell öffnen?
Nein. OST-Dateien sind an dein Outlook-Profil gebunden und lassen sich nicht direkt importieren. Verwende stattdessen den Neuaufbau über die Kontosynchronisation.
Hilft eine Neuinstallation von Outlook?
Nur selten – wenn du dein Profil oder deine OST-Datei neu anlegst, ist das meist schon ausreichend. Eine Neuinstallation kann helfen, wenn Systemdateien von Office selbst beschädigt sind.
Zusammenfassung
Wenn Outlook meldet, dass die OST-Datei beschädigt ist, lässt sich das meist durch Umbenennen oder Löschen der Datei beheben. Outlook erstellt automatisch eine neue, funktionierende Version. Bleibt das Problem bestehen, hilft das Reparaturtool SCANPST.EXE, das Anlegen eines neuen Profils oder eine Office-Reparatur. Mit diesen Schritten kannst du Outlook schnell wieder stabil und zuverlässig nutzen.
