Wenn du deine Kontakte aus Outlook sichern oder auf ein anderes Gerät übertragen möchtest, kannst du sie ganz einfach exportieren. Das ist praktisch, wenn du auf einen neuen Computer umziehst, eine Sicherungskopie anlegen willst oder deine Kontakte in ein anderes Programm importieren möchtest – etwa Google Mail oder Apple Mail. Der Export funktioniert sowohl in Outlook für Microsoft 365 als auch in den Desktop-Versionen von Outlook 2021, 2019, 2016 und älter.
Kurz gesagt: Outlook exportiert Kontakte als CSV-Datei, die du dann überall wieder importieren kannst.
Warum Kontakte exportieren sinnvoll ist
Viele Nutzer speichern ihre Kontakte jahrelang ausschließlich in Outlook. Doch ein defektes Profil, ein Softwarefehler oder ein Wechsel auf ein neues System kann schnell zum Datenverlust führen. Ein regelmäßiger Export schützt dich davor. Außerdem kannst du die Kontakte mit einer CSV-Datei leicht auf andere Plattformen übertragen, ohne sie einzeln eingeben zu müssen.
Outlook-Kontakte exportieren – so geht’s
Die folgende Anleitung gilt für Outlook 365, 2021, 2019 und 2016 (Windows-Version). Der Ablauf ist nahezu identisch.
1. Outlook öffnen
Starte Outlook auf deinem PC und wechsle in den Hauptbildschirm (Posteingang).
2. Datei-Menü öffnen
Klicke oben links auf Datei und wähle im Menü Öffnen und exportieren.
3. Export/Import-Assistent starten
Klicke auf Importieren/Exportieren. Es öffnet sich der Assistent für Datenübertragungen.
4. „In Datei exportieren“ auswählen
Wähle im Fenster die Option In Datei exportieren und klicke auf Weiter.
5. CSV-Format auswählen
Im nächsten Schritt wähle Kommagetrennte Werte (CSV). Dieses Format kann von nahezu allen Mail- und Kontaktprogrammen gelesen werden.
6. Kontakte-Ordner auswählen
Jetzt wählst du den Ordner aus, den du exportieren möchtest – in diesem Fall Kontakte. Wenn du mehrere Konten oder Adressbücher hast, achte darauf, das richtige zu markieren.
7. Speicherort festlegen
Klicke auf Durchsuchen und wähle einen Speicherort für die Datei, z. B. den Desktop oder einen USB-Stick. Gib der Datei einen aussagekräftigen Namen wie „Outlook_Kontakte_2025.csv“.
8. Export starten
Klicke auf Fertig stellen. Je nach Anzahl deiner Kontakte kann der Export ein paar Sekunden dauern. Danach findest du die CSV-Datei am gewählten Speicherort.
Exportierte Datei prüfen
Öffne die CSV-Datei mit Excel oder einem Texteditor. Du solltest eine Liste mit Spalten wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firma sehen. So kannst du kontrollieren, ob die Daten korrekt übertragen wurden.
Tipp: Bearbeite diese Datei nur vorsichtig – falsche Formatierungen (z. B. zusätzliche Kommas) können später beim Import zu Problemen führen.
Outlook.com (Web-Version) – Kontakte exportieren
Wenn du Outlook im Browser nutzt (z. B. unter outlook.com oder office.com), funktioniert der Export etwas anders:
- Gehe zu https://outlook.live.com.
- Klicke links unten auf das Personen-Symbol (Kontakte).
- Oben rechts auf Verwalten → Kontakte exportieren klicken.
- Wähle, ob du alle Kontakte oder nur bestimmte Listen exportieren möchtest.
- Klicke auf Exportieren – die Datei contacts.csv wird heruntergeladen.
Diese CSV-Datei kannst du später in Outlook, Gmail oder anderen Programmen wieder importieren.
Alternative: Kontakte in vCard (VCF) exportieren
Wenn du deine Kontakte einzeln oder für Mobilgeräte sichern möchtest, kannst du sie auch als vCard-Datei exportieren:
- Öffne Outlook und wähle einen Kontakt aus.
- Klicke auf Datei → Speichern unter.
- Wähle als Dateityp vCard-Datei (*.vcf).
- Wiederhole das für jeden gewünschten Kontakt.
vCard-Dateien sind ideal, wenn du Kontakte direkt aufs Smartphone übertragen möchtest, etwa per E-Mail oder Cloud-Speicher.
Outlook-Kontakte exportieren mit PowerShell (fortgeschritten)
Wenn du viele Kontakte gleichzeitig exportieren willst, kannst du in Outlook auch ein PowerShell-Skript verwenden. Öffne PowerShell mit Administratorrechten und nutze:
$Outlook = New-Object -ComObject Outlook.Application
$Contacts = $Outlook.Session.GetDefaultFolder(10).Items
$Contacts | Select-Object FullName, Email1Address, BusinessTelephoneNumber | Export-Csv -Path "$env:USERPROFILE\Desktop\kontakte.csv" -NoTypeInformation
Das Skript legt automatisch eine CSV-Datei mit Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern auf deinem Desktop ab.
Häufige Fehler beim Export und wie du sie behebst
- Fehler: „Exportieren nicht möglich“
Outlook ist eventuell im Offline-Modus. Wechsle in den Online-Modus oder starte das Programm neu. - CSV-Datei enthält keine Daten
Möglicherweise wurde der falsche Kontakte-Ordner ausgewählt. Wiederhole den Export und achte auf die Auswahl. - Sonderzeichen falsch dargestellt
Öffne die CSV-Datei mit Excel und stelle die Kodierung auf UTF-8 ein. So bleiben Umlaute korrekt erhalten. - Export-Schaltfläche ausgegraut
Prüfe, ob du über ein Exchange-Konto arbeitest – in manchen Firmenkonten ist der Export gesperrt.
Praktische Tipps für den Export
- Erstelle regelmäßig Sicherungen deiner Kontakte (z. B. monatlich).
- Bewahre die exportierte Datei sicher auf, am besten verschlüsselt oder auf einem externen Datenträger.
- Wenn du Kontakte in andere Programme importierst, lösche keine Einträge, bevor du getestet hast, ob alles korrekt übernommen wurde.
- Speichere Datum und Version der Datei im Dateinamen, z. B. „Outlook_Kontakte_Feb2025.csv“.
Häufige Fragen zum Thema Kontakte exportieren
In welchem Format speichert Outlook Kontakte?
Standardmäßig als CSV-Datei, optional auch als vCard (.vcf). Beide Formate sind kompatibel mit den meisten Programmen und Geräten.
Kann ich mehrere Kontaktordner gleichzeitig exportieren?
Ja, du kannst im Export-Assistenten mehrere Ordner nacheinander auswählen oder den Vorgang mehrfach wiederholen.
Wo werden die exportierten Kontakte gespeichert?
Am Speicherort, den du beim Export auswählst – meist auf dem Desktop oder im Dokumente-Ordner.
Kann ich die Datei direkt in Google Mail importieren?
Ja. In Gmail unter Kontakte → Importieren → Datei auswählen einfach die exportierte CSV-Datei hochladen.
Zusammenfassung
Das Exportieren von Outlook-Kontakten ist einfach und schnell erledigt. Über den integrierten Import/Export-Assistenten kannst du alle Einträge als CSV-Datei sichern und später problemlos in andere Systeme übernehmen. Alternativ kannst du einzelne Kontakte als vCard exportieren oder mit PowerShell eine automatische Sicherung erstellen.
Fazit
Mit nur wenigen Klicks sicherst du deine Outlook-Kontakte dauerhaft. Besonders bei einem Gerätewechsel oder Systemfehler ist ein aktueller Export Gold wert. Nutze am besten regelmäßig die Exportfunktion, um alle Daten aktuell zu halten – so verlierst du nie wieder einen wichtigen Kontakt. Hast du deine Kontakte schon gesichert? Wenn nicht, ist jetzt der perfekte Moment dafür.
