In Microsoft Outlook kannst du eine fertige E-Mail so vorbereiten, dass sie erst am nächsten Tag oder zu einer festgelegten Uhrzeit verschickt wird. Im neuen Outlook und in Outlook im Web findest du dafür die Funktion Senden planen am Senden-Schalter. Im klassischen Outlook für Windows heißt die entsprechende Einstellung Übermittlung verzögern. Der Unterschied ist wichtig: Beim klassischen Outlook kann der Versand davon abhängen, dass Outlook zum vorgesehenen Zeitpunkt geöffnet und mit dem Mailserver verbunden ist.
Prüfe vor der Planung, welche Outlook-Oberfläche du verwendest. Siehst du oben links die Registerkarte Datei, handelt es sich in der Regel um das klassische Outlook für Windows. Fehlt diese Registerkarte und ähnelt die Oberfläche Outlook im Browser, verwendest du meist das neue Outlook. Auf Firmen-PCs können Kontotyp, Richtlinien oder die eingesetzte Outlook-Version einzelne Optionen ausblenden.
Im neuen Outlook eine Nachricht für später einplanen
Das neue Outlook bietet die Versandplanung direkt neben der Schaltfläche zum Senden an. Du kannst einen vorgeschlagenen Termin übernehmen oder Datum und Uhrzeit selbst festlegen.
- Öffne Outlook und wähle Neue E-Mail.
- Trage Empfänger und Betreff ein und verfasse die Nachricht vollständig.
- Prüfe Anhänge, Links, Signatur und Empfänger. Eine geplante Nachricht ist noch nicht versandt, sollte aber bereits versandfertig sein.
- Klicke nicht auf die Mitte der Schaltfläche Senden, sondern auf den kleinen Pfeil daneben.
- Wähle Senden planen.
- Übernimm einen angebotenen Zeitpunkt oder öffne die Auswahl für ein benutzerdefiniertes Datum und eine benutzerdefinierte Uhrzeit.
- Stelle beispielsweise den nächsten Tag und die gewünschte Uhrzeit ein.
- Bestätige den Zeitplan.
Die Nachricht wird nun als geplante E-Mail abgelegt. Öffne den betreffenden Ordner und kontrolliere, ob der eingestellte Termin an der Nachricht angezeigt wird. Die genaue Bezeichnung und Position des Ordners kann sich je nach Oberfläche und Kontotyp unterscheiden. Häufig bleibt die Nachricht bis zum Termin in den Entwürfen oder in einem als geplant erkennbaren Zustand.
Der Termin bezieht sich auf die in Outlook beziehungsweise im Betriebssystem verwendete Zeitzone. Das spielt vor allem auf Reisen, nach einer Zeitzonenänderung oder bei einer Remote-Sitzung auf einem PC in einer anderen Region eine Rolle. Kontrolliere in Windows unter Einstellungen > Zeit und Sprache > Datum und Uhrzeit, ob Uhrzeit und Zeitzone stimmen.
Im klassischen Outlook für Windows die Übermittlung verzögern
Im klassischen Outlook wird der Termin innerhalb des geöffneten Nachrichtenfensters festgelegt. Die E-Mail landet nach dem Klick auf Senden zunächst im Postausgang und wartet dort bis zur eingestellten Freigabezeit.
- Erstelle über Neue E-Mail eine Nachricht und öffne sie in einem eigenen Fenster.
- Fülle Empfänger, Betreff und Nachrichtentext aus und füge benötigte Anlagen hinzu.
- Öffne im Nachrichtenfenster die Registerkarte Optionen.
- Wähle in der Gruppe für weitere Optionen den Befehl Übermittlung verzögern. Abhängig von Fensterbreite und Outlook-Ausgabe kann der Befehl als Symbol oder über einen kleinen Dialogfeldpfeil erreichbar sein.
- Aktiviere unter den Übermittlungsoptionen die Einstellung Nicht übermitteln vor.
- Trage das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein.
- Schließe das Eigenschaftenfenster und klicke in der Nachricht auf Senden.
Die E-Mail steht danach im Postausgang. Das ist der erwartete Zustand und kein Sendefehler. Öffne die Nachricht dort noch einmal und kontrolliere über Optionen > Übermittlung verzögern, ob Datum und Uhrzeit richtig gespeichert wurden.
Beim klassischen Outlook sollte der PC zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet sein. Outlook muss laufen und eine Verbindung zum zuständigen Mailserver herstellen können. Ist Outlook geschlossen, der Computer im Ruhezustand oder keine Verbindung verfügbar, wird die Nachricht normalerweise erst bei der nächsten erfolgreichen Übermittlung versandt. Plane bei einem wichtigen Termin einen zeitlichen Puffer ein und verlasse dich nicht auf einen schlafenden oder ausgeschalteten PC.
Welcher Weg passt zu deiner Outlook-Version?
Die sichtbaren Bedienelemente liefern die schnellste Zuordnung. Nutze nicht wahllos beide Anleitungen, da das neue und das klassische Outlook die geplante Nachricht unterschiedlich verwalten.
- Du siehst einen Pfeil direkt am Senden-Schalter: Öffne ihn und suche nach Senden planen. Das ist der typische Weg im neuen Outlook und in Outlook im Web.
- Du siehst die Registerkarten Datei und Optionen: Öffne im Nachrichtenfenster Optionen > Übermittlung verzögern. Dieser Weg gehört zum klassischen Outlook für Windows.
- Keine der beiden Funktionen erscheint: Prüfe zuerst, ob du die Nachricht in einem eigenen Fenster geöffnet hast. Ermittle anschließend unter Datei > Office-Konto die Produktinformationen, sofern die Registerkarte Datei vorhanden ist.
- Das Konto wird von einer Organisation verwaltet: Eine Unternehmensrichtlinie oder der verwendete Kontotyp kann die Funktion beeinflussen. Maßgeblich sind dann die Kontoinformationen in Outlook und die Microsoft-365-Hilfe deiner Organisation.
Der Schalter Neues Outlook kann auf manchen Windows-Systemen den Wechsel zwischen den Oberflächen ermöglichen. Er ist jedoch nicht in jeder Installation vorhanden. Ein fehlender Schalter beweist daher weder einen Fehler noch eine bestimmte Lizenz.
Geplanten Zeitpunkt ändern oder den Versand abbrechen
Solange die Nachricht noch nicht tatsächlich übertragen wurde, lässt sich der Termin normalerweise bearbeiten oder entfernen. Entscheidend ist, wo Outlook die wartende Nachricht abgelegt hat.
Termin im neuen Outlook ändern
Öffne den Ordner, in dem die geplante Nachricht liegt, und wähle die betreffende E-Mail aus. Nutze die angebotene Funktion zum Bearbeiten oder Abbrechen des geplanten Versands. Nach dem Abbruch kannst du die Nachricht als Entwurf öffnen, anpassen und über den Pfeil am Senden-Schalter erneut terminieren.
Fehlt die erwartete Bearbeitungsoption, öffne die Nachricht nicht mehrfach in verschiedenen Outlook-Oberflächen. Kontrolliere stattdessen zunächst, ob du dasselbe Postfach und dasselbe Konto verwendest. Ein persönliches Microsoft-Konto, ein Microsoft-365-Geschäftskonto und ein zusätzlich eingebundenes IMAP-Konto können innerhalb derselben App getrennte Ordner besitzen.
Termin im klassischen Outlook ändern
Öffne die wartende E-Mail im Postausgang mit einem Doppelklick. Rufe Optionen > Übermittlung verzögern auf, ändere Datum und Uhrzeit bei Nicht übermitteln vor und schließe den Dialog. Klicke danach erneut auf Senden, damit die bearbeitete Nachricht wieder korrekt im Postausgang wartet.
Zum sofortigen Versand entfernst du im selben Dialog die zeitliche Einschränkung und sendest die Nachricht erneut. Möchtest du sie gar nicht mehr verschicken, verschiebe oder lösche sie aus dem Postausgang. Kontrolliere anschließend den Ordner Gesendete Elemente: Erscheint sie dort bereits, ist die Planung nicht mehr abbrechbar und die E-Mail wurde übertragen.
Der Termin verstreicht, aber die E-Mail bleibt liegen
Eine wartende Nachricht im klassischen Outlook bedeutet häufig, dass Outlook den Server zum vorgesehenen Zeitpunkt nicht erreichen konnte. Im neuen Outlook muss dagegen zuerst geklärt werden, ob die Nachricht wirklich geplant oder nur als gewöhnlicher Entwurf gespeichert wurde.
- Die Nachricht liegt im klassischen Outlook im Postausgang: Starte Outlook, stelle eine Internetverbindung her und prüfe, ob unten im Programm ein Offline- oder Verbindungsstatus angezeigt wird. Ist Offline arbeiten aktiviert, schalte die Funktion auf der Registerkarte Senden/Empfangen aus.
- Der PC war ausgeschaltet oder im Energiesparmodus: Öffne Outlook und lasse die Synchronisierung abschließen. Die überfällige Nachricht kann dann beim nächsten Sendevorgang übertragen werden.
- Die Nachricht liegt weiterhin in den Entwürfen: Öffne sie und prüfe, ob Outlook einen geplanten Zeitpunkt anzeigt. Fehlt dieser Hinweis, wurde der Zeitplan möglicherweise nicht bestätigt.
- Nur diese eine E-Mail bleibt hängen: Prüfe die Größe der Anhänge, die Empfängeradressen und mögliche Hinweise direkt an der Nachricht. Eine zu große Anlage oder ein nicht auflösbarer Empfänger kann unabhängig von der Zeitplanung den Versand verhindern.
- Alle Nachrichten bleiben im Postausgang: Das spricht eher für ein Konto-, Verbindungs- oder Serverproblem als für einen falschen Zeitplan. Verändere den Termin dann nicht wiederholt, sondern prüfe zuerst den Verbindungsstatus des Kontos.
Für eine risikoarme Gegenprobe kannst du eine kurze Nachricht an eine eigene zweite Adresse planen und einen Termin wenige Minuten in der Zukunft wählen. Verwende dabei keine vertraulichen Inhalte und keinen großen Anhang. Prüfe nach Ablauf des Termins sowohl den Ordner Gesendete Elemente als auch den Eingang des Zielkontos. So lässt sich unterscheiden, ob nur die Anzeige verzögert ist oder die Übertragung tatsächlich ausbleibt.
Zeitzone, Sommerzeit und Uhrzeit richtig einordnen
Outlook plant den Versand anhand der Zeitinformationen des Systems und des verwendeten Dienstes. Eine falsch eingestellte Zeitzone kann dazu führen, dass die Nachricht scheinbar um eine oder mehrere Stunden versetzt gesendet wird, obwohl die eingetragene Uhrzeit formal gespeichert wurde.
Aktiviere in Windows nach Möglichkeit die automatische Zeiteinstellung und kontrolliere die angezeigte Zeitzone. Nutzt du Outlook im Browser, prüfe zusätzlich die Spracheinstellungen beziehungsweise die regionale Zeitkonfiguration des Postfachs. Bei einer Reise sollte der Termin nach einem Zeitzonenwechsel erneut kontrolliert werden, besonders wenn der Versand an eine geschäftliche Frist gebunden ist.
Die Empfängerzeitzone ändert den von dir festgelegten Versandzeitpunkt nicht automatisch. Möchtest du eine E-Mail beispielsweise um 9 Uhr Ortszeit des Empfängers zustellen lassen, musst du die Zeitdifferenz selbst berücksichtigen. Auch dann ist die geplante Uhrzeit keine garantierte sekundengenaue Zustellung: Serververarbeitung, Verbindung und Filter auf der Empfängerseite können die tatsächliche Ankunft verzögern.
Wichtige Nachricht vor dem geplanten Versand absichern
Die Zeitsteuerung ersetzt keine Endkontrolle. Gerade bei einer für den nächsten Morgen vorbereiteten E-Mail können Empfänger, Anlage oder Formulierung bis dahin bereits überholt sein. Outlook prüft nicht, ob ein genannter Termin noch stimmt oder der richtige Dateistand angehängt wurde.
- Öffne die geplante Nachricht am besten noch einmal im Ordner für wartende oder geplante E-Mails.
- Vergleiche die Empfängerfelder An, Cc und gegebenenfalls Bcc.
- Öffne den Anhang und prüfe, ob es die vorgesehene Dateiversion ist.
- Kontrolliere Datum, Uhrzeit und Zeitzone des Versandplans.
- Stelle beim klassischen Outlook sicher, dass PC und Outlook zum Termin betriebsbereit sein können.
- Prüfe nach dem vorgesehenen Zeitpunkt den Ordner Gesendete Elemente. Erst der dortige Eintrag bestätigt, dass Outlook die Nachricht als gesendet verarbeitet hat.
Für zeitkritische Erklärungen, Kündigungen oder andere Nachrichten mit Nachweispflicht genügt die Outlook-Planung allein nicht als sicherer Zugangsbeleg. Der Eintrag unter Gesendete Elemente dokumentiert zunächst nur den Versandstatus im eigenen Postfach, nicht zwingend den rechtzeitigen Zugang beim Empfänger. Wähle für solche Fälle den erforderlichen Übermittlungsweg unabhängig von der Komfortfunktion in Outlook.
