Outlook automatische Weiterleitung einrichten ist praktisch, wenn du E-Mails automatisch an eine andere Adresse senden möchtest – etwa während deiner Abwesenheit oder zur internen Verteilung. Egal ob du Outlook am PC, im Web oder auf dem Smartphone nutzt: Die Einrichtung ist schnell erledigt und spart dir viel Zeit.
In diesem Beitrag zeige ich dir alle Varianten, wie du E-Mails in Outlook automatisch weiterleiten kannst – einmalig, zeitgesteuert oder dauerhaft.
Wann ist eine automatische Weiterleitung sinnvoll?
Die Weiterleitung eignet sich ideal, wenn du E-Mails nicht selbst bearbeiten kannst oder sie an eine andere Person im Team gehen sollen.
Das bedeutet konkret: Du kannst eingehende Nachrichten automatisch an Kollegen, dein privates Postfach oder ein externes Konto schicken – ohne jede manuelle Aktion.
Typische Einsatzbeispiele:
- Urlaubsvertretung oder Krankheit
- Support-Postfächer, die an mehrere Mitarbeiter verteilt werden
- Weiterleitung wichtiger Kundenmails an eine zentrale Adresse
- Automatische Archivierung oder Dokumentation
Outlook automatische Weiterleitung am PC (Desktop-Version)
Wenn du die Desktop-Version von Outlook mit einem Exchange- oder Microsoft 365-Konto nutzt, kannst du Regeln für automatische Weiterleitungen ganz einfach erstellen:
- Öffne Outlook und gehe auf Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
- Klicke auf Neue Regel.
- Wähle Regel auf empfangene Nachrichten anwenden und klicke auf Weiter.
- Wähle – falls gewünscht – Bedingungen aus (z. B. nur bestimmte Absender). Wenn du alle E-Mails weiterleiten willst, lasse alles leer und bestätige mit Ja.
- Wähle als Aktion diese an Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten.
- Gib im unteren Fensterbereich die gewünschte Zieladresse ein.
- Klicke auf Fertig stellen.
Ab sofort werden eingehende E-Mails automatisch an die angegebene Adresse weitergeleitet.
Hinweis: Wenn du möchtest, dass die E-Mail auch in deinem Posteingang bleibt, kannst du zusätzlich „eine Kopie im Posteingang behalten“ aktivieren.
Outlook automatische Weiterleitung im Web (Outlook.com / Office 365)
Über den Browser lässt sich die automatische Weiterleitung besonders schnell aktivieren:
- Öffne outlook.live.com oder dein Microsoft 365 Outlook Webmail.
- Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol → Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
- Wähle E-Mail → Weiterleitung.
- Aktiviere Weiterleitung aktivieren.
- Gib die Zieladresse ein, an die deine E-Mails weitergeleitet werden sollen.
- Optional: Aktiviere „Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten“.
- Klicke auf Speichern.
Deine Weiterleitung ist jetzt aktiv – und funktioniert serverseitig, also auch dann, wenn dein Computer ausgeschaltet ist.
Automatische Weiterleitung in der Outlook-App (Android / iPhone)
In der mobilen Outlook-App gibt es keine direkte Einstellung für automatische Weiterleitungen. Du kannst aber eine Regel im Web- oder Desktop-Outlook anlegen – diese wird automatisch auch für dein mobiles Konto übernommen.
Tipp: Wenn du dein Konto mit Microsoft 365 verbunden hast, werden alle Regeln automatisch synchronisiert.
Bedingte Weiterleitungen (nur bestimmte E-Mails)
Du kannst Outlook so einstellen, dass nur bestimmte E-Mails weitergeleitet werden – etwa von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Betreffs.
- Öffne in Outlook Datei → Regeln und Benachrichtigungen.
- Klicke auf Neue Regel.
- Wähle Nachrichten von einer Person an eine andere Person weiterleiten.
- Gib die E-Mail-Adressen ein und bestätige.
So leitest du nur ausgewählte Nachrichten automatisch weiter – ideal, wenn du sensible E-Mails nicht an jeden weitergeben willst.
Automatische Weiterleitung mit Zeitsteuerung
Du kannst auch eine Weiterleitung zeitlich begrenzen, z. B. nur während deines Urlaubs.
Kombiniere dazu eine automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz) mit einer Regel:
- Öffne Datei → Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent).
- Aktiviere Automatische Antworten senden und lege Start- und Endzeit fest.
- Klicke auf Regeln → Regel hinzufügen → Diese Nachricht weiterleiten an….
- Wähle die Zieladresse und bestätige mit OK.
So werden nur während deines angegebenen Abwesenheitszeitraums Nachrichten automatisch weitergeleitet.
Unterschiede zwischen Weiterleitung und Umleitung
Outlook bietet zwei ähnliche Funktionen:
| Funktion | Beschreibung | Absender bleibt sichtbar? |
|---|---|---|
| Weiterleiten | Erstellt eine neue E-Mail mit dem Originalinhalt | Nein |
| Umleiten | Leitet die Nachricht unverändert weiter | Ja |
Wenn du möchtest, dass der Empfänger sieht, wer die ursprüngliche Mail geschickt hat, wähle Umleiten statt Weiterleiten. Diese Option findest du ebenfalls im Regel-Assistenten.
Häufige Probleme und Lösungen
E-Mails werden nicht weitergeleitet
Überprüfe, ob die Regel aktiv ist und ob du sie für das richtige Konto eingerichtet hast. Bei POP-/IMAP-Konten funktioniert die Weiterleitung nur, wenn Outlook geöffnet ist.
Regel funktioniert nicht im Web-Outlook
Manchmal liegt das an Sicherheitsrichtlinien deines Unternehmens. In diesem Fall muss der Administrator externe Weiterleitungen erlauben.
E-Mails werden doppelt weitergeleitet
Das passiert, wenn mehrere Regeln gleichzeitig aktiv sind. Deaktiviere alle unnötigen Regeln oder füge Bedingungen hinzu.
Ich möchte nur bestimmte Mails weiterleiten
Nutze Filterbedingungen wie Absender, Betreff oder Schlüsselwörter – so bleibt die Kontrolle bei dir.
Praktische Tipps für mehr Kontrolle
- Testlauf durchführen: Schicke dir selbst eine Mail, um zu prüfen, ob die Regel funktioniert.
- Kopie behalten: Aktiviere immer die Option, eine Kopie zu behalten – besonders bei beruflichen Konten.
- Sensible Daten schützen: Leite keine vertraulichen Mails automatisch an externe Adressen weiter.
- Verlauf prüfen: Unter „Datei → Regeln und Benachrichtigungen“ siehst du, ob die Regel aktiv ist.
Hast du gewusst, dass du Weiterleitungen auch mit bestimmten Stichwörtern im Betreff kombinieren kannst? So kannst du z. B. nur Rechnungen oder Projektmails automatisch weiterleiten.
Häufige Fragen zur automatischen Weiterleitung in Outlook
Kann ich mehrere Weiterleitungen gleichzeitig einrichten?
Ja, du kannst mehrere Regeln erstellen. Achte aber darauf, dass sie sich nicht gegenseitig überschneiden.
Funktioniert die Weiterleitung auch, wenn Outlook geschlossen ist?
Nur bei Exchange- oder Microsoft-365-Konten – da läuft die Regel serverseitig. Bei POP- oder IMAP-Konten muss Outlook geöffnet bleiben.
Kann ich E-Mails an mehrere Empfänger weiterleiten?
Ja, trage einfach mehrere E-Mail-Adressen in das Feld „An“ ein, getrennt durch Semikolons.
Wie deaktiviere ich die automatische Weiterleitung wieder?
Öffne Datei → Regeln und Benachrichtigungen und entferne das Häkchen bei der entsprechenden Regel. Im Web klickst du auf Einstellungen → E-Mail → Weiterleitung → Deaktivieren.
Ist die automatische Weiterleitung DSGVO-konform?
Das hängt vom Zweck ab. Bei privaten Konten ist sie unproblematisch, im Unternehmenskontext sollte sie mit der IT-Abteilung oder Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden.
Zusammenfassung
Mit der Funktion Outlook automatische Weiterleitung kannst du deine E-Mails flexibel steuern und organisieren. Egal ob einmalig, dauerhaft oder zeitgesteuert – du bestimmst, wer welche Nachrichten erhält. Besonders praktisch ist die Kombination mit einer Abwesenheitsnotiz, um während des Urlaubs nichts zu verpassen.
Fazit
E-Mails automatisch weiterzuleiten spart Zeit und hält Kommunikation am Laufen. Outlook bietet dafür einfache Optionen in allen Versionen – Desktop, Web und App. Wenn du die Regel einmal eingerichtet hast, funktioniert sie zuverlässig im Hintergrund. Wichtig ist nur, die Regel regelmäßig zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. So bleibt dein Posteingang stets übersichtlich und keine Nachricht geht verloren.
