Wenn deine E-Mails in Outlook im Postausgang stecken bleiben und nicht gesendet werden, kann das mehrere Ursachen haben. Oft liegt es an einer blockierten Verbindung zum Mailserver, beschädigten Outlook-Datendateien, fehlerhaften Add-Ins oder einer zu großen E-Mail mit Anhang. Die gute Nachricht: Du kannst das Problem in den meisten Fällen selbst beheben – schnell und dauerhaft.
Outlook speichert jede ausgehende E-Mail zunächst im Postausgang, bis sie vom Mailserver erfolgreich übermittelt wurde. Wenn die Nachricht dort hängen bleibt, bricht Outlook die Übertragung ab oder wiederholt sie ständig.
Häufige Ursachen, warum Outlook E-Mails nicht versendet
- Keine Internetverbindung oder Serverzeitüberschreitung
- Falsche Kontoeinstellungen (SMTP-Port oder Authentifizierung)
- Add-Ins blockieren den Versand
- OST- oder PST-Datei beschädigt
- Anhang ist zu groß oder beschädigt
- Outlook arbeitet offline
- Antivirenprogramme blockieren ausgehende E-Mails
Kurz gesagt: Wenn E-Mails im Postausgang hängen, stimmt etwas im Versandprozess nicht – und Outlook wartet vergeblich auf Bestätigung vom Server.
Schritt-für-Schritt: So löst du das Problem
1. Internetverbindung und Serverstatus prüfen
Öffne eine Website, um zu testen, ob du online bist. Funktioniert das, überprüfe im Outlook-Fenster unten rechts, ob „Verbunden“ oder „Offline arbeiten“ steht. Wenn Outlook offline ist:
- Klicke oben im Menü auf Senden/Empfangen → Offline arbeiten.
- Der Status sollte sich in „Verbunden“ ändern.
Wenn dein Mailanbieter (z. B. Gmail, GMX, Exchange) aktuell eine Störung hat, kannst du die Serververbindung unter https://downdetector.de/ prüfen.
2. E-Mail-Größe überprüfen
Große Anhänge sind ein häufiger Grund für festhängende Nachrichten.
- Öffne den Postausgang, doppelklicke auf die betroffene E-Mail.
- Entferne große Anhänge oder teile sie in kleinere Dateien auf.
- Speichere die Mail und versuche, sie erneut zu senden.
Tipp: Outlook hat standardmäßig eine Anhangsgröße von 20–25 MB (abhängig vom Anbieter).
3. Outlook im abgesicherten Modus starten
Add-Ins können den Versand blockieren. Starte Outlook testweise ohne Add-Ins:
- Drücke Windows + R, gib ein:
outlook.exe /safe - Starte Outlook und versuche, die E-Mail erneut zu senden.
Wenn es funktioniert, deaktiviere die fehlerhaften Add-Ins:
Datei → Optionen → Add-Ins → COM-Add-Ins → Gehe zu → Haken entfernen → Outlook neu starten.
4. Sendeordner leeren und E-Mail neu erstellen
Manchmal ist nur die Mail selbst beschädigt.
- Öffne den Postausgang, verschiebe die Nachricht in den Entwürfe-Ordner.
- Öffne sie dort erneut, klicke auf Senden.
Wenn sie sich wieder im Postausgang festsetzt, lösche sie und erstelle eine neue.
5. Kontoeinstellungen überprüfen
Fehlerhafte SMTP-Daten führen häufig zu Versandproblemen.
- Gehe zu Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → E-Mail.
- Wähle dein Konto → Ändern → Weitere Einstellungen → Postausgangsserver.
- Stelle sicher, dass „Der Postausgangsserver erfordert Authentifizierung“ aktiviert ist.
- Unter Erweitert prüfe die Ports:
- SMTP: meist 465 (SSL) oder 587 (TLS)
- IMAP: meist 993 (SSL)
6. OST-/PST-Datei reparieren
Eine beschädigte Datendatei kann das Senden blockieren. Verwende das Tool SCANPST.EXE:
- Schließe Outlook.
- Suche
SCANPST.EXEim Explorer (meist unterC:\Programme\Microsoft Office\root\Office16). - Öffne das Tool, wähle deine PST/OST-Datei unter
%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlookund klicke auf Starten → Reparieren.
Danach Outlook neu starten und erneut versuchen zu senden.
7. Temporär den Virenscanner deaktivieren
Antivirenprogramme mit E-Mail-Überwachung können ausgehende Nachrichten blockieren. Deaktiviere testweise den Schutz, sende die E-Mail erneut und aktiviere ihn danach wieder. Alternativ füge Outlook als Ausnahme hinzu.
8. Outlook-Profil neu anlegen
Wenn alle Schritte fehlschlagen, ist dein Outlook-Profil eventuell beschädigt.
- Öffne die Systemsteuerung → E-Mail → Profile anzeigen → Hinzufügen.
- Neues Profil erstellen, E-Mail-Konto einrichten.
- Outlook mit neuem Profil starten.
Das löst dauerhaft Probleme mit blockierten E-Mails und fehlerhaften Synchronisationen.
Tipps, wenn E-Mails in Outlook dauerhaft im Postausgang hängen bleiben
Wenn du den Postausgang in Outlook schon mehrfach geleert hast und Nachrichten trotzdem hängen bleiben, lohnt es sich, etwas tiefer in die Ursachen zu schauen. Manchmal steckt nicht ein einzelner Fehler dahinter, sondern eine Kombination aus veralteten Cache-Daten, beschädigten Kontoeinstellungen und blockierten Netzwerkverbindungen.
Ein guter erster Schritt ist, den Sendevorgang manuell zu erzwingen. Drücke F9, um sofort alle E-Mail-Konten zu synchronisieren. In der Statusleiste sollte „Senden/Empfangen abgeschlossen“ erscheinen. Wenn sich nichts bewegt, überprüfe unter Senden/Empfangen → Senden-Empfangen-Gruppen → Senden-Empfangen-Gruppen definieren, ob dein Konto überhaupt aktiv markiert ist.
Häufig entstehen Versandprobleme durch alte OST- oder PST-Dateien, die zu groß oder fragmentiert sind. Ab einer Größe von 20 bis 30 GB neigt Outlook zu Synchronisationsfehlern. Du kannst die Datei komprimieren:
- Datei → Kontoeinstellungen → Datendateien.
- Wähle die betroffene Datei → Einstellungen → Jetzt komprimieren.
Das kann je nach Größe einige Minuten dauern, reduziert aber die Fehleranfälligkeit erheblich.
Wenn du Outlook mit einem Exchange- oder Microsoft-365-Konto nutzt, kann auch die Servercache-Synchronisierung hängen. In diesem Fall hilft, den Cache-Modus kurzzeitig zu deaktivieren:
- Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Konto doppelklicken.
- Entferne den Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden.
- Outlook schließen, wieder öffnen, Mail senden, danach den Cache-Modus wieder aktivieren.
Manchmal blockiert ein defekter Sendebefehl den kompletten Versand. Öffne dazu die E-Mail im Postausgang und schalte die Option „Senden“ kurz aus, indem du sie als Entwurf speicherst und neu öffnest. Danach erneut senden – Outlook erstellt dabei einen neuen Sendeauftrag.
Auch VPN- oder Firewall-Einstellungen können den SMTP-Datenverkehr verhindern. Teste den Versand bei deaktiviertem VPN oder prüfe, ob dein Mailanbieter bestimmte Ports blockiert (z. B. 25). Der Wechsel auf 465 oder 587 mit TLS löst das oft sofort.
Wenn du Microsoft Defender oder eine Drittanbieter-Sicherheitssoftware nutzt, prüfe, ob ein Modul namens E-Mail-Schutz aktiv ist. Es kann ausgehende Verbindungen filtern und damit den Versand blockieren. Trage Outlook in der Sicherheitssoftware als vertrauenswürdige Anwendung ein oder deaktiviere diesen Filter testweise.
Ein weiterer häufiger Fehler: Der Postausgang ist intern mit dem Entwürfe-Ordner synchronisiert. Das passiert, wenn IMAP-Konten falsch konfiguriert sind. In den erweiterten Kontoeinstellungen kannst du dafür sorgen, dass der „Gesendet“- und „Postausgang“-Ordner korrekt mit dem Server verknüpft ist.
Wenn du Exchange verwendest, kannst du zusätzlich prüfen, ob Outlook zu viele gleichzeitige Verbindungen geöffnet hat. In der Statusleiste mit gedrückter Strg-Taste auf das Outlook-Symbol klicken → Verbindungstatus. Dort sollte pro Konto maximal eine aktive Verbindung mit „Status = Verbunden“ erscheinen.
Ein letzter, aber effektiver Trick: Neuen Sende- und Empfangsvorgang anlegen. Öffne Senden/Empfangen → Senden-Empfangen-Gruppen → Neu, füge dein Konto hinzu und deaktiviere das alte Profil. Outlook erstellt dann saubere Sendeabläufe – perfekt bei alten, beschädigten Gruppen.
Häufige Fragen, wenn Outlook E-Mails nicht versendet
Warum bleiben E-Mails im Postausgang hängen, obwohl ich online bin?
Das liegt meist an Add-Ins, falschen Serverdaten oder beschädigten Datendateien. Auch ein großer Anhang kann den Versand blockieren. Wenn der Versand im abgesicherten Modus funktioniert, ist ein Add-In schuld.
Kann ich festhängende E-Mails einfach löschen?
Ja. Wenn sie sich nicht löschen lässt, starte Outlook im Offline-Modus und lösche sie dann. Danach wieder auf „Online arbeiten“ umstellen.
Warum steht in Outlook unten „Wird synchronisiert“?
Outlook versucht, E-Mails mit dem Server abzugleichen. Wenn der Server nicht erreichbar ist oder die Internetverbindung instabil ist, bleibt dieser Status bestehen. Nach Wiederherstellung der Verbindung wird der Versand automatisch fortgesetzt.
Warum bleiben meine E-Mails im Postausgang, obwohl sie gesendet wurden?
Das kann ein Anzeigeproblem sein. Manchmal sendet Outlook die Nachricht korrekt, entfernt sie aber nicht aus dem Postausgang. Überprüfe den Ordner „Gesendete Elemente“. Wenn die Mail dort erscheint, wurde sie erfolgreich verschickt.
Wie kann ich eine E-Mail löschen, die sich nicht entfernen lässt?
Schalte Outlook in den Offline-Modus (Senden/Empfangen → Offline arbeiten) und lösche die Mail. Danach den Offline-Modus wieder deaktivieren.
Warum wird Outlook beim Senden großer Anhänge extrem langsam?
Anhänge über 20 MB beanspruchen viel Bandbreite und blockieren den Versand. Verwende Cloud-Dienste wie OneDrive oder Dropbox und füge stattdessen einen Freigabelink ein.
Kann ich verhindern, dass Outlook sofort sendet?
Ja. Unter Datei → Optionen → Erweitert → Senden und Empfangen kannst du einstellen, dass E-Mails erst beim nächsten Synchronisationsvorgang gesendet werden. So kannst du sie vor dem Versand noch bearbeiten.
Warum verschwindet meine Mail aus dem Postausgang, wird aber nicht zugestellt?
Das weist auf einen SMTP-Fehler hin. Prüfe, ob deine Serverdaten (Port, Verschlüsselung, Authentifizierung) korrekt sind. Eine Fehlermeldung findest du meist unter Datei → Informationen → Kontoeinstellungen → Fehlerdetails.
Warum hilft das Starten im abgesicherten Modus?
Weil Add-Ins von Drittanbietern häufig den Versandprozess blockieren. Im abgesicherten Modus werden sie deaktiviert – du erkennst sofort, ob das Problem daran liegt.
Kann Outlook durch defekte Regeln oder Automatisierungen blockiert sein?
Ja. Gehe zu Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten und prüfe, ob eine alte Regel ausgehende Mails verschiebt oder filtert. Deaktiviere sie testweise.
Wie oft sollte ich meine Datendatei komprimieren?
Mindestens einmal im Quartal oder nach großen Löschvorgängen. Das reduziert die Dateigröße, beseitigt interne Fehler und verbessert die Synchronisationsgeschwindigkeit.
Kann eine beschädigte OST-/PST-Datei den Versand verhindern?
Definitiv. Eine defekte Datei kann verhindern, dass Outlook neue Einträge korrekt speichert. Repariere sie mit SCANPST.EXE oder erstelle eine neue Datei über die Kontoeinstellungen.
Warum hilft ein neues Outlook-Profil so oft?
Weil dadurch alle Kontoeinstellungen, Caches und fehlerhaften Synchronisationsdaten neu aufgebaut werden. Ein frisches Profil behebt fast alle hartnäckigen Sendeprobleme dauerhaft.
Wie erkenne ich, ob die Nachricht tatsächlich gesendet wurde?
Öffne den Gesendete Elemente-Ordner. Wenn die E-Mail dort erscheint, wurde sie erfolgreich übertragen. Falls nicht, verbleibt sie im Postausgang.
Was mache ich bei wiederkehrenden Problemen mit dem Versand?
Überprüfe, ob dein Outlook-Profil regelmäßig Fehler zeigt. Du kannst den Cache-Ordner löschen oder Outlook komplett neu installieren. Auch ein fehlerhafter Add-In-Schutz oder ein kaputtes Antiviren-Plugin ist oft die Ursache.
Kann ein zu volles Postfach den Versand blockieren?
Ja, insbesondere bei Exchange- oder IMAP-Konten. Lösche alte Mails und leere den Papierkorb, damit Outlook wieder Speicherplatz hat.
Hilft ein Neustart des PCs wirklich?
Ja – manchmal blockieren Hintergrundprozesse oder Add-Ins den Versand. Ein Neustart schließt alle Outlook-Verbindungen und stellt eine frische Verbindung zum Server her.
Zusammenfassung
Wenn E-Mails in Outlook im Postausgang hängen bleiben, prüfe zuerst Internetverbindung, Add-Ins, E-Mail-Größe und Serverdaten. In den meisten Fällen genügt es, Outlook im abgesicherten Modus zu starten oder den Postausgang zu leeren. Wenn nichts hilft, kann ein neues Profil oder eine Reparatur der PST-/OST-Datei das Problem endgültig beheben.
